Calculadora de licencias Dynamics 365: cuántas necesitas realmente
Por qué probablemente estás pagando licencias de más
Si tienes Dynamics 365, hay un 80% de posibilidades de que estés pagando por licencias que no necesitas. No es una exageración — es lo que vemos en casi cada empresa que auditamos.
Las razones más comunes:
- Se contrató Sales Enterprise para todo el mundo cuando la mitad del equipo solo necesita Professional
- Hay usuarios dados de alta que ya no trabajan en la empresa
- Se compraron licencias “por si acaso” que nadie usa
- El partner original recomendó el plan más caro porque gana más comisión
Esta guía te enseña a hacer la auditoría tú mismo, gratis. Lo que muchas consultoras cobran como “assessment de licenciamiento”, aquí lo tienes paso a paso.
Paso 1: Haz inventario de quién tiene qué
Entra en el Centro de administración de Microsoft 365 y ve a Facturación > Licencias. Ahí verás:
- Cuántas licencias de cada tipo tienes contratadas
- Cuántas están asignadas
- Cuántas están sin asignar (pagando sin usar)
Primera ganancia rápida: si tienes licencias sin asignar, ya estás tirando dinero. Cada Sales Enterprise sin asignar son 95€/mes a la basura.
Exporta la lista de usuarios con sus licencias. Necesitarás un Excel o CSV con estas columnas:
| Usuario | Licencia actual | Departamento | Rol |
|---|---|---|---|
| Ana García | Sales Enterprise | Comercial | Vendedora |
| Pedro López | Sales Enterprise | Dirección | Director comercial |
| Laura Ruiz | Sales Enterprise | Admin | Asistente |
Paso 2: Clasifica a cada usuario por lo que realmente hace
No todos los usuarios necesitan el mismo nivel de acceso. Clasifica a cada persona en una de estas categorías:
Categoría A — Usuarios completos
Crean registros, gestionan oportunidades, ejecutan flujos de trabajo, generan informes personalizados. Necesitan una licencia completa (Professional o Enterprise).
Categoría B — Usuarios ligeros
Solo consultan datos, aprueban solicitudes, o actualizan campos puntuales. Con Team Members a 8€/mes tienen suficiente.
Categoría C — Usuarios inactivos
No han entrado al sistema en los últimos 30 días. Candidatos a eliminar la licencia.
Cómo saber quién es quién
En Dynamics 365, ve a Configuración > Auditoría o usa el Centro de administración de Power Platform para ver la actividad de cada usuario. Busca:
- Último inicio de sesión
- Número de registros creados/modificados en los últimos 30 días
- Funcionalidades que realmente usan
Si alguien no ha entrado en 30 días, no necesita esa licencia activa.
Paso 3: Decide Professional vs. Enterprise
Esta es la decisión que más dinero ahorra. La diferencia entre Sales Professional (60€) y Sales Enterprise (95€) son 35€/usuario/mes — que por 20 usuarios son 8.400€ al año.
Necesitas Enterprise si el usuario:
- Crea flujos de trabajo personalizados complejos
- Usa objetivos de ventas y territorios
- Necesita formularios y vistas altamente personalizados
- Requiere acceso a la API para integraciones avanzadas
- Usa LinkedIn Sales Navigator integrado
Te basta con Professional si el usuario:
- Gestiona contactos, cuentas y oportunidades
- Usa el pipeline de ventas estándar
- Consulta dashboards e informes predefinidos
- Envía correos y registra actividades
- Usa la app móvil para consultar datos en campo
La realidad: en la mayoría de equipos comerciales, el 70% de los usuarios funciona perfectamente con Professional.
Paso 4: Revisa las apps adicionales
Microsoft tiene una regla poco conocida: la segunda app de Dynamics 365 tiene descuento. Si ya pagas Sales, añadir Customer Service sale más barato que el precio de lista.
Revisa si estás pagando precio completo por apps que deberían tener descuento de “app adicional” (attach pricing).
También comprueba si tienes funcionalidades duplicadas:
- ¿Pagas Power BI Pro aparte cuando tu licencia Enterprise ya incluye informes?
- ¿Tienes Power Automate Premium cuando los flujos básicos incluidos en tu licencia serían suficientes?
Paso 5: Calcula el ahorro
Usa esta fórmula para cada usuario:
Ahorro anual = (Licencia actual - Licencia necesaria) × 12
Ejemplo para una empresa de 25 usuarios:
| Cambio | Usuarios | Ahorro/usuario/mes | Ahorro anual |
|---|---|---|---|
| Enterprise → Professional | 12 | 35€ | 5.040€ |
| Enterprise → Team Members | 4 | 87€ | 4.176€ |
| Licencias sin usar → Eliminar | 3 | 95€ | 3.420€ |
| Total | 12.636€/año |
Eso son más de 12.000€ al año que podrías estar ahorrando. Y esto es un caso moderado.
Paso 6: Implementa los cambios
Licencias sin usar
Elimínalas inmediatamente desde el Centro de administración de Microsoft 365. El cambio se aplica en el próximo ciclo de facturación.
Downgrades (Enterprise → Professional)
Puedes hacerlo a mitad de contrato, pero revisa las condiciones de tu acuerdo. Algunos contratos Enterprise Agreement permiten cambios trimestrales, otros anuales.
Antes de hacer un downgrade, comprueba que el usuario no perderá datos ni funcionalidades que usa activamente. Professional tiene algunas limitaciones en personalización que Enterprise no tiene.
Cambios a Team Members
Ten en cuenta que Team Members no puede crear oportunidades, casos ni registros principales. Solo puede:
- Leer todos los datos
- Editar campos limitados en registros asignados
- Aprobar flujos de trabajo
- Actualizar datos personales
Si eso cubre lo que el usuario necesita, cámbialo.
La opción nuclear: quitar todo y esperar a que griten
Si el análisis se complica demasiado — demasiados usuarios, demasiados roles, nadie sabe quién usa qué — hay una alternativa radical que funciona sorprendentemente bien:
- Guarda una copia del estado actual. Exporta qué usuario tiene qué licencia. Esto es tu backup.
- Quita todas las licencias. Sí, todas.
- Espera.
Los que realmente necesitan el sistema se van a quejar. Los que no, ni se enteran.
A medida que te van llegando las quejas, vas reasignando licencias una a una. Y esta vez, asignas exactamente lo que cada persona necesita, no lo que tenía antes por inercia.
¿Es agresivo? Sí. ¿Funciona? Mejor que cualquier auditoría de despacho. Porque no se basa en lo que la gente dice que usa, sino en lo que realmente necesita para trabajar.
Consejo: hazlo un viernes por la tarde. El lunes tendrás una imagen clarísima de quién necesita qué.
Checklist de auditoría trimestral
Haz esto cada 3 meses para que no se acumulen licencias basura:
- Revisar usuarios sin actividad en los últimos 30 días
- Comprobar licencias sin asignar
- Verificar que nadie tiene Enterprise y solo usa funcionalidades Professional
- Revisar altas y bajas de empleados vs. licencias activas
- Comprobar si hay nuevos descuentos o promociones de Microsoft aplicables
Cuándo sí necesitas ayuda externa
Esta guía cubre el 80% de los casos. Pero hay situaciones donde un experto independiente merece la pena:
- Tienes más de 100 usuarios con mezcla de CRM y ERP
- Estás en un Enterprise Agreement complejo con Microsoft
- Necesitas combinar Dynamics 365 con Power Platform y no sabes qué licencias se solapan
- Tu partner actual también vende las licencias y quieres una opinión sin conflicto de interés
¿Quieres que revisemos tus licencias juntos? Escríbenos y hacemos una auditoría rápida sin coste. Si encontramos ahorro, genial. Si no, al menos confirmas que estás bien.